AI Enablement im Onboarding
Von der Lernreise zur AI-gestützten Performance im Arbeitsalltag.
Wie ein modernes Onboarding nicht nur Wissen vermittelt, sondern Mitarbeitende bereits in den ersten 30 Tagen arbeitsfähig macht.
01 · BUSINESS CONTEXT
Es ist kein Lern-Problem. Es ist ein Business-Problem.
Das Unternehmen wächst stark und stellt regelmäßig neue Mitarbeitende ein. Aktuell läuft das Onboarding sehr unterschiedlich ab – abhängig von Team, Führungskraft und Standort.
mehrere Standorte
hoher Anteil hybrider und remote arbeitender Mitarbeitender
jährlich 300–500 Neueinstellungen
jährlich 300–500 Neueinstellungen
DIES FÜHRT ZU
Einarbeitungslücken
verlängerten Produktivitätszeiten
unterschiedlichen Mitarbeitererfahrungen
erhöhtem Betreuungsaufwand für Führungskräfte
Informationsüberflutung
BUSINESSZIELE
Neue Mitarbeitende schneller Orientierung finden und produktiv machen
Einheitliches Unternehmensverständnis schaffen
Wichtige Prozesse und Systeme frühzeitig vermitteln und nutzen
Prozesse verstehen
Führungskräfte beim Onboarding entlasten
Mitarbeiterzufriedenheit in den ersten 90 Tagen steigern
02 · LEARNING DESIGN STRATEGY
Anstelle eines Trainingskatalogs wurde das Onboarding entlang von Performance-Meilensteinen gestaltet.
Performance Readiness statt Training Completion.
Beispiel: Anna startet im Sales-Team
Um das Konzept greifbar zu machen, betrachten wir die ersten 30 Tage einer neuen Vertriebsmitarbeiterin. Anna startet als Sales Managerin und durchläuft eine strukturierte Onboarding-Phase, die Unternehmenswissen und vertriebsspezifische Inhalte miteinander verbindet.
Ziel der ersten Phase
„Ich verstehe das Unternehmen, kenne meine Rolle und kann erste vertriebsrelevante Aufgaben selbstständig durchführen.“
UNTERNEHMENS-ONBOARDING
Vision & Mission
Unternehmenskultur
Compliance
IT-Sicherheit
HR-Prozesse
SALES-ONBOARDING
Meine Rolle
Mein Team
Meine Ziele
Sales-Prozess
CRM-System
TAG 1–30
Orientierung
Verstehen
Unternehmen, Rolle und Team begreifen – Grundlagen für eigenständiges Arbeiten.
TAG 61–90
Performance
Ergebnisse liefern
Eigenständig Kundengespräche führen und messbar zum Teamziel beitragen.
TAG 61–90
Integration
Anwenden
Wissen in echten Aufgaben einsetzen – begleitet durch Buddy, Tools und AI.
03 · ZOOM IN DEN USE CASE
Beispiel: Anna startet im Sales-Team
Um das Konzept greifbar zu machen, betrachten wir die ersten 30 Tage einer neuen Vertriebsmitarbeiterin. Anna startet als Sales Managerin und durchläuft eine strukturierte Onboarding-Phase, die Unternehmenswissen und vertriebsspezifische Inhalte miteinander verbindet.
Ziel der ersten Phase
„Ich verstehe das Unternehmen, kenne meine Rolle und kann erste vertriebsrelevante Aufgaben selbstständig durchführen.“
UNTERNEHMENS-ONBOARDING
Vision & Mission
Unternehmenskultur
Compliance
IT-Sicherheit
HR-Prozesse
SALES-ONBOARDING
Meine Rolle
Mein Team
Meine Ziele
Sales-Prozess
CRM-System
Klassisches Onboarding endet nach dem Training.
Wir beginnen dort.
Zwei Wochen später hat Anna bereits wichtige Meilensteine ihres Onboardings erreicht.
WAS ANNA BEREITS KANN
Ich verstehe das Unternehmen.
Ich kenne meine Rolle.
Ich kann Teams, Outlook und SharePoint sicher nutzen.
Nach der Simulationsschulung verstehe ich Produkatportfolio, Sales-Prozess und CRM an dieser neuen Stelle sehr gut.
DIE NEUE HERAUSFORDERUNG
Am nächsten Tag hat Anna ihren ersten Discovery Call mit einem Kunden.
Sie ist jedoch unsicher:
Wie kann sie sich auf den Call am besten vorbereiten?
Welche Discovery-Fragen sollte sie stellen?
Welche Lösungen könnten für den Kunden relevant sein?
Wie dokumentiert sie die Ergebnisse im Anschluss?
Genau hier beginnt der AI-Enablement-Moment.
Wir unterstützen Anna genau dann, wenn sie Wissen in Handlung umsetzen muss.
04 · AI ENABLEMENT IN ACTION
Schau dir an, wie eine KI-Lösung Anna im Workflow unterstützt hat.
Der AI Discovery Call Coach unterstützt Anna genau in dem Moment, in dem sie Wissen in Handlung umsetzen muss.
BEFORE MEETING
Vorbereitung des Kundengesprächs
Ziel des Discovery Calls verstehen
Kundenprofil und Unternehmenskontext analysieren
Typische Herausforderungen der Branche identifizieren
Relevante Discovery-Fragen vorbereiten
DURING MEETING
Strukturierte Gesprächsführung
Durch den Discovery-Prozess navigieren
Die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt stellen
Kundenbedürfnisse und Herausforderungen identifizieren
Relevante Informationen erfassen
Gesprächsziele im Fokus behalten
AFTER MEETING
Transfer und nächste Schritte
Gesprächsergebnisse zusammenfassen
CRM-Dokumentation vorbereiten
Follow-up-E-Mail erstellen
Nächste Schritte definieren
Gesprächsziele im Fokus behalten
05 · BEHIND THE SOLUTION
Wie der AI Discovery Call Coach entwickelt wurde.
Der AI Discovery Call Coach wurde nicht als Chatbot konzipiert. Ausgangspunkt war die Frage, wie neue Mitarbeitende genau in den Momenten unterstützt werden können, in denen sie Wissen in Handlung umsetzen müssen.
1. LEARNING DESIGN THINKING
Pädagogische Grundlage
Performance statt Wissensvermittlung
Unterstützung im Moment of Need
Lernen im Arbeitsprozess
Schrittweise Kompetenzentwicklung
Kontextbezogene Unterstützung
Statt zusätzliche Trainings zu entwickeln, wurde die Unterstützung direkt in den Arbeitsprozess integriert.
2. USER EXPERIENCE DESIGN
Aus Sicht der Mitarbeitenden
Zu viele Informationen
Zu viele Dokumente
Unsicherheit vor Kundengesprächen
Der AI Discovery Call Coach wurde so gestaltet, dass er:
durch den Prozess führt
Fragen strukturiert
Entscheidungen unterstützt
nächste Schritte empfiehlt
3. AI & TECHNICAL ARCHITECTURE
Technische Umsetzung
Microsoft Copilot Studio
Konversationslogik
Agent Orchestrierung
Knowledge Sources
Sales Playbooks
Produktinformationen
CRM-Prozesse
Discovery Frameworks
AI Capabilities
Kontextbezogene Empfehlungen
Strukturierte Gesprächsvorbereitung
Unterstützung bei Dokumentation und Follow-up
ENTWICKLUNGSPROZESS
1. AUFTRAGSANALYSE
Business Problem und Performance Gap verstehen ⠀ ⠀ ⠀ ⠀ ⠀
2. LÖSUNGSENTWICKLUNG
Pädagogisches Konzept Nutzerbedürfnisse und Konversationsdesign
3. TECHNISCHE UMSETZUNG
Knowledge Sources und Integration aufbauen ⠀ ⠀ ⠀ ⠀ ⠀
4. TEST & ITERATION
Nutzerfeedback einholen, optimieren und kontinuierlich weiterentwickeln
06 · ANGESTREBTE WIRKUNG
Der AI Discovery Call Coach unterstützt Mitarbeitende genau dort, wo Lernen in Anwendung übergeht – direkt im Arbeitsprozess. Die folgenden Wirkungen leiten sich aus den identifizierten Herausforderungen und den Zielen des Konzepts ab.
FÜR MITARBEITENDE
Mehr Sicherheit
Schnellere Orientierung
Bessere Vorbereitung
Höhere Selbstständigkeit
FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE
Weniger Ad-hoc-Unterstützung
Entlastung von Buddies
Konsistente Einarbeitung
Mehr Transparenz im Onboarding
FÜR DAS UNTERNEHMEN
Skalierbare Unterstützung
Höhere Onboarding-Qualität
Nachhaltiger Wissenstransfer